网络办公系统用户手册

摘要

本手册是网络办公系列文档之一，系网络办公系统的使用说明，读者是使用本办公系统的各部门员工。

网络办公系统使得您的办公活动在企业内联网中有效的进行，提供办公信息的流转效率，同时降低管理成本，并且可以利用国际互联网资源为企业带来新的发展契机。

本软件的产权和著作权，均由杭州国信润迅信息技术有限公司拥有。任何人不得复制本软件产品及随附的印刷材料。

本手册内容变动，恕不另行通知。未得到杭州国信润迅信息技术有限公司的书面许可，不得为任何目的、以任何形式或手段（电子的或机械的）复制或传播手册的任何部分。

系统的基本操作

一、本系统多采用弹出式窗口进行操作，所以当你点击某功能时，若功能窗口未获得焦点，你可以在windows的状态栏中找到它。

二、系统中信息多采用列表方式列出，表格上方有新增、查询和刷新功能。表格中每一行的右边有当前记录能够执行的操作，例如修改、删除，点击修改按钮可修改当前行的记录。如果信息存在多页，系统会作会页显示，分页的导航栏在表格下方。

三、系统登录

用户输入网址：http://office.egxnet.com，进入系统登陆界面，输入公司名、登陆名与口令，登录信息请从注册使用本系统的管理员处获取。系统对公司名有记忆功能，下次进入登陆界面时，不必再填写公司名，如果登陆名或口令无效，请与注册使用本公司管理员联系。

四、系统界面

登录系统后，用户看到的是办公系统的主界面。主界面分三个部分，上面是用户信息及快捷方式栏，左边是菜单栏，右边是操作区。

系统功能清单

1.信息交流

为单位内部员工共享见解和主张提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起并创建某方面的议题，其他员工可在此进行自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等。

2.日程安排

此模块提供了全功能的私人日程安排。设置可重复的会议、约会、提醒信息，可以按日期查看日程安排。完成任务后可以点击"未完成"改变该日程的状态，使本系统更易于管理。

3.在线会议：

提供了员工之间的直接交流。

(1)新建会议:添加新的会议必须是授权用户才能操作，点击新增按钮，填写会议主题和主持人及开会时间，点击提交按钮即建立了新会议。

(2)安排与会人员:建立会议后需指定参加会议的人员，请点击会议右边的与会人员按钮，弹出上次会议的与会人员列表，添加会议人员，可点击与会人员输入框的右方员工图像。弹出员工选框，点击员工所在部门，会列出本部门所有员工列表，再点击员工姓名即可将该员工添加与会人员输出框，一次可选择多个员工，再点击提交按钮，即完成与会人员的添加。

(3)发送会议通知:点击通知图标,系统会以知信通知各与会人员何时参加会议。

(4)参加会议:与会人员点击会议主题，即可进入会议室。

会议室上边是会议的主题及主持人介绍,会议室右边是：信息显示区，交谈的内容显示在这里，左边是在线员工列表，点击姓名即可将当前员工作为发言的对象，下面是信息的输入栏。在信息输入栏内，可以选择发送对象及发送的方式，输入内容后敲回车即可将信息发出，如果只想让接收方看到，而不是全体在线人员看到，请选取发送的方式为悄悄话。

4.可视会议：本系统可以随时随地通过简单的设备和软件组成一个"空中会场"，利用网络传输画面、声音，更多的人可以在权限范围内参与会议，互动性更强。

5.网络电话：支持从基于Internet的Web拨打任何一部电话，解决了单位业务话费高的困扰。

6.在线消息

通过消息发送功能，可以发消息给其它员工，接收方会在屏幕的左上角看到消息提示。

(1)如何发消息

填写消息内容及接收对象，接收对象的选择，同在线会议中与会人员的选择。

你可以选择多个接收对象，以便将一条消息发给多个人。

(2)浏览消息

消息发送后，如果对方在线，在用户信息区会出现信息提示的动画，点击即可浏览消息

(3)回复消息

在每条信息的右边有一回复按钮，修改和删除。点击回复按钮回复。

(4)浏览消息历史记录

已经浏览过的消息及已经发送的消息可以在个人信息的已阅消息和已发消息中重新浏览。

用户有权删除他人发给自己的消息，不能删除已经发送的消息。

7.手机短信

该功能凭借国信网络手机短信发送功能发送短信，在使用此功能前请先注册您的手机，具体使用方法请参照国信短信系统操作说明。

8.邮件系统

本系统提供了电子邮件收发功能，该邮件系统凭借于已经存在的电子邮箱，请在个人信息模块的邮件设置项中填写收发邮件的服务器地址及帐号，服务器的地址请参照邮件服务提供网站的邮件收发说明，如果发送服务器需要验证用户身份,请在服务器验证选项上打勾，具体情况在邮件服务提供网站均有说明。

9.流程管理。

本系统为实现公文流转及业务审批提供支持。

(1)流程的建立

流程须从流程模板中建立

流程模板的建立请参照管理系统说明书。流程建好后会按流程模块建立该流程应经过的审核步骤

(2)流程的筛选

在流程的列表的下拉列表中选取要筛选的流程类别，选取日期，点击查找按钮，系统会调出相应的流程的主题。

(3)流程的审核

点击流程的审核图标,系统弹出流程审核窗口,如果列表中有你的姓名，请点击相应的审核图标,可输入你的意见，提交意见后即完成该流程的审核。

10.考勤本

员工在当日首次登陆系统被默认为签到时间，员工在下班时，需点击窗口右上角的下班按钮，系统会记下下班时间。考勤本列出本日员工的上下班时间，并可按日期或员工进行检索。

11.在线员工

员工登录系统后，系统会记录下上线时间及在线时长，点击窗口右上角的在线员工，系统弹出在线员工列表。

常见问题

（1）每次刷新页面，均提示超时

原因：未打开浏览器的cookie功能

（2）无法登陆管理系统

初次登陆管理系统请用注册的公司简称称作登陆名，口令为注册时填写的管理员口令。

（3）审核流程

点击流程记录的右边流程功能，弹出窗口列出当前流程的审批记录。点击记录右边的审批功能按钮，可输入审批意见。

注意事项

l 为了避免自己的用户身份被别人使用，提醒用户在离开机器或者座位时，注销自己的用户帐号。或给计算机设上密码屏幕保护并设定在没有任何操作的情况下1分钟以后启用屏幕保护。

l 如果用户对系统使用完毕，建议采用注销-离开系统，而不要在系统使用界面直接关闭IE浏览器。（如果你不小心直接关闭了IE浏览器，这样您要再次登入需要等待一分钟）

应用环境

本系统适用于各中小型企业，可以配置多个系统，也可以作单个系统使用。

服务器配置：

适合Windows NT Server 4.0或Windows 2000 Server操作系统。

适合多种数据库，如SQL2000、Sybase12。

服务器须安装JAVA运行环境。

服务器的具体安装方法请参照《系统管理员手册》

工作站：

中文Win95/中文Win98/Win NT Workstation/Win2000 Professional。

586以上机型。

32MB以上内存。

显示器要求设置为16位增强色、600*800象素。

采用TCP/IP协议。

系统初始化

当首次使用系统, 需根据公司具体情况进行系统初始化,想了解初始化的详细步骤请参照 <<系统管理员使用手册>>